L’efficacité organisationnelle est devenue un sujet de plus en plus important depuis l’émergence de la pandémie de COVID-19. La perturbation sans précédent des voyages, du comportement des consommateurs et des processus de travail a incité les entreprises du monde entier à repenser leur approche actuelle du leadership et de la gestion du changement. En conséquence, de nombreuses entreprises évaluent ce que signifie l’efficacité organisationnelle dans le paysage complexe et changeant d’aujourd’hui.
Le cabinet de conseil en gestion McKinsey a mis au point un indice de santé organisationnelle (ISO) qui vise à définir les capacités d’une entreprise à travers 37 dimensions. Dans une étude récente, McKinsey a constaté que les entreprises les plus performantes, c’est-à-dire les plus efficaces, généraient un rendement pour les actionnaires trois fois supérieur à celui des entreprises moyennes. Les cadres pour l’efficacité organisationnelle fournissent un contexte et des conseils précieux sur la manière dont les entreprises performantes peuvent développer et protéger leurs avantages stratégiques en mettant leurs organisations sur la voie du succès.
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Mais que signifie être « efficace » ? Dans ce guide, nous examinons différents aspects de l’efficacité organisationnelle du point de vue du chef d’entreprise. Le travail des dirigeants consiste à influencer l’organisation de manière à apporter une valeur ajoutée et à améliorer les performances, ce qui peut être assez complexe. Nous examinons les définitions, les modèles et les meilleures pratiques en matière d’efficacité organisationnelle et la manière dont une entreprise et ses dirigeants peuvent mettre en œuvre avec succès des initiatives de changement. Vous trouverez également diverses ressources et informations utiles pour guider vos propres recherches sur l’efficacité organisationnelle dans l’environnement commercial complexe d’aujourd’hui.
Dans ce guide de l’efficacité organisationnelle, nous abordons les points suivants :
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- La définition de l’efficacité organisationnelle
- Modèles d’efficacité organisationnelle
- Responsabilités des dirigeants en matière d’efficacité organisationnelle
- Mesurer l’efficacité organisationnelle
- Meilleures pratiques pour l’efficacité organisationnelle
- En savoir plus sur l’efficacité organisationnelle
La définition de l’efficacité organisationnelle
L’efficacité organisationnelle fait référence à la capacité d’une entreprise à atteindre ses objectifs en développant ses employés, ses processus et son infrastructure. Il n’existe pas de définition unique et globale de l’efficacité organisationnelle, d’autant plus que chaque organisation est unique et que des contextes différents nécessitent souvent une approche adaptée. Bien que chaque entreprise doive déterminer sa propre voie vers le succès, il existe quelques points essentiels à prendre en compte :
- Fixation d’objectifs. L’une des premières choses qui vient à l’esprit lorsqu’on pense à l’efficacité d’une organisation est la fixation d’objectifs. La gestion stratégique est un sujet complexe en soi. Cela dit, les chefs d’entreprise qui souhaitent améliorer leur efficacité peuvent bénéficier d’un examen attentif de leurs processus internes. La manière dont une entreprise fixe ses objectifs, mesure ses performances et gère ses ressources joue un rôle important dans sa réussite.
- Compétences de base. Une autre partie importante de l’efficacité organisationnelle est la capacité à développer une organisation avec la bonne combinaison de capacités, de personnalités et de talents. Une entreprise qui atteint ses objectifs mais ne parvient pas à développer un avantage concurrentiel fort peut voir son activité décliner en raison de la concurrence ou de conditions de marché inattendues. La culture d’entreprise est également un élément important de toute entreprise, et il est crucial de développer des valeurs claires et significatives sur lesquelles une organisation peut s’aligner.
- La structure organisationnelle. On dit souvent qu’une entreprise doit s’organiser autour de ses objectifs à long terme. En d’autres termes, la forme doit suivre la fonction. Une organisation efficace doit comprendre l’importance des différents liens entre les employés et les groupes et être capable de : coordonner le travail entre les sites, les départements et les équipes. Le développement organisationnel et la gestion du changement sont des considérations importantes pour les ressources humaines et la direction de l’entreprise.
Modèles d’efficacité organisationnelle
Les chefs d’entreprise réfléchissent constamment aux processus, aux objectifs et aux ressources. Il existe souvent un équilibre délicat entre la réponse aux demandes urgentes et la préparation minutieuse de l’avenir. Pour mieux comprendre comment une entreprise peut développer une plus grande efficacité organisationnelle, il est utile d’examiner les modèles populaires utilisés aujourd’hui par les experts et les praticiens. Ces modèles fournissent chacun un cadre utile pour comprendre l’efficacité organisationnelle, élaborer des plans d’amélioration et mesurer les résultats.
Modèle des systèmes organisationnels
Ce modèle d’efficacité organisationnelle utilise la structure de l’entreprise comme base de la gestion stratégique. Comme de nombreux aspects de la structure et des opérations de l’entreprise sont souvent en place depuis des décennies, ce cadre sera très familier aux dirigeants qui sont dans la vie active depuis un certain temps. Dans ce modèle, une entreprise est décomposée en plusieurs éléments :
- Stratégie – La mission, la vision et les valeurs de l’entreprise, associées à des objectifs et des plans de communication.
- Intrants – Personnes, équipements, matériaux et finances.
- Capacités de performance : – La conception de vos pratiques de dotation en personnel, de votre budgétisation et des processus généraux du lieu de travail.
- Actions de performance – Activités spécifiques que l’entreprise entreprend pour atteindre un résultat attendu, tel que le développement d’un produit.
- Résultats – Ce que l’entreprise a obtenu comme résultat de ses efforts (produits, services, etc.).
- Résultats – L’impact des actions de l’entreprise sur la vie de ses parties prenantes (employés, clients, partenaires).
- Retour d’expérience – Comment l’entreprise tire les leçons de ses réalisations pour améliorer sa stratégie future.
- L’aspect le plus important du modèle des systèmes organisationnels est le fait qu’il s’agit d’un modèle itératif et d’une boucle continue, permettant des améliorations et des optimisations permanentes au fil du temps. Il est essentiel que les dirigeants prennent le temps de réfléchir régulièrement à la manière dont ils peuvent mieux éclairer la prise de décision et la gestion des performances.
Modèle d’apprentissage par l’expérience
Ce modèle est axé sur les individus et suggère que la meilleure façon d’améliorer les performances est d’appliquer immédiatement les leçons clés de votre travail. Adapté des travaux de David Kolb, il comprend : quatre composantes distinctes, dont l’expérience, la réflexion, le développement de concepts et le test. Ce cadre peut être utilisé par les RH, les dirigeants et les travailleurs individuels pour mieux comprendre les mécanismes de l’apprentissage.
Modélisation par la pratique
Le modèle d’apprentissage par la pratique se concentre moins sur la réflexion et plus sur l’application des compétences à des projets stimulants. L’efficacité individuelle et organisationnelle peut être développée en affrontant et en surmontant des défis difficiles. En particulier, des capacités telles que la constitution d’équipes, l’évaluation des besoins et la mesure des performances professionnelles sont cruciales.
Ensemble, ces quatre modèles représentent différentes manières d’envisager les mêmes mécanismes de base impliqués dans la gestion du changement dans le but d’améliorer l’efficacité au sein d’une entreprise. En tant que chefs d’entreprise, nous devons nous rappeler que les organisations sont complexes et que, par conséquent, tout plan d’amélioration doit être compris dans le contexte de l’entreprise dans son ensemble.
Responsabilités des dirigeants en matière d’efficacité organisationnelle
Il est vrai que les leaders peuvent venir de n’importe où dans une organisation, mais il existe quelques rôles clés qui peuvent avoir un impact significatif sur l’efficacité de l’organisation. Certaines entreprises n’ont peut-être pas la capacité ou les ressources nécessaires pour créer tous ces rôles, mais ces descriptions des rôles clés constituent un guide utile pour comprendre comment définir les responsabilités de votre propre équipe.
Ressources humaines
Les RH jouent un rôle central dans l’efficacité de l’organisation en tant que principal service chargé de faciliter la communication entre les entreprises, l’expérience des employés et la gestion des performances. Aujourd’hui en particulier, il existe plusieurs outils numériques qui peuvent être utilisés pour mieux comprendre les performances d’une entreprise et les changements qui peuvent être nécessaires pour apporter des améliorations. Un exemple est le score de santé organisationnelle (OHS) de Humanyze, qui donne aux professionnels des RH et aux chefs d’entreprise un accès direct à des informations basées sur des données concernant l’efficacité organisationnelle.
Leadership d’entreprise
Les organisations sont généralement structurées autour de différentes fonctions commerciales. Les responsables d’unité opérationnelle peuvent gérer de nombreuses ressources et sont dans une position idéale pour améliorer l’efficacité au sein de leurs propres équipes et départements et pour stimuler la coopération nécessaire entre les différentes équipes et départements. Une façon de créer et de maintenir une synergie dans toute l’entreprise est de décomposer les initiatives de changement et de laisser chaque groupe ou département développer et mettre en œuvre les parties pertinentes du plan.
Responsables de l’expérience des employés
De nombreuses entreprises investissent des ressources dans l’expérience client, mais l’expérience employé est tout aussi importante. Non seulement une expérience exceptionnelle pour les employés améliore la rétention et l’engagement du personnel, mais elle stimule également les performances et contribue à une plus grande satisfaction des clients, car les employés sont motivés pour dépasser les attentes.
Outre les systèmes de données et les outils RH traditionnels, les entreprises commencent à créer des rôles visant à améliorer l’expérience des employés. En éliminant les obstacles à la performance et en optimisant les incitations et autres avantages tangibles, les responsables de l’expérience des employés peuvent avoir un impact indirect mais significatif sur la performance organisationnelle.
Responsables du changement
Ce rôle est particulièrement important dans les grandes organisations qui se sont contentées des structures départementales et de la dynamique d’équipe existantes. Un gestionnaire du changement peut souvent apporter un regard extérieur neuf sur les processus d’entreprise, et de nombreuses sociétés font appel à des consultants en gestion du changement, en particulier pendant les périodes de changement inattendu ou sans précédent. Par exemple, la pandémie de COVID-19 a forcé les entreprises du monde entier à modifier leurs processus opérationnels, leurs procédures et même leurs lieux de travail pratiquement du jour au lendemain pour s’adapter aux perturbations de la chaîne d’approvisionnement, aux changements du marché et aux ordres de fermeture du gouvernement qui ont obligé les entreprises à passer soudainement au travail à distance.
Que vous recrutiez des talents pour des rôles spécifiques ou que vous attribuiez ces responsabilités aux membres de l’équipe existante, il est essentiel de veiller à définir clairement les rôles et les responsabilités de votre plan pour améliorer l’efficacité organisationnelle.
Mesurer l’efficacité organisationnelle
Il n’existe pas de mesure unique de l’efficacité d’une organisation, et il est important de développer un ensemble de mesures qui, ensemble, donnent une image globale de la santé de l’entreprise. Les scores globaux de santé organisationnelle peuvent être utilisés comme une mesure des progrès généraux, parallèlement à des mesures plus détaillées qui vous aideront à comprendre ce qui se passe au sein de l’entreprise.
