Collaborer facilement en équipe avec des personnes extérieures

L'année dernière, les travailleurs à domicile des Pays-Bas ont adopté en masse Microsoft Teams. C'est une excellente plateforme pour la collaboration à distance en tant que département ou équipe de projet. Je suis un grand fan de Microsoft Teams depuis des années. Mon cœur se met à battre plus vite quand je vois que les organisations adoptent avec enthousiasme les équipes. Parallèlement, les gens me posent de plus en plus de questions sur la collaboration avec des personnes extérieures à leur propre organisation. Par exemple, pouvez-vous passer des appels (vidéo) avec des personnes extérieures à votre organisation ? Et comment faites-vous exactement ?

Senior woman using whiteboard in business meeting

1. Collaborer avec des parties externes

Lorsque vous travaillez ensemble sur un projet, vous devez souvent faire appel à une partie externe. Après tout, vous ne pouvez pas tout faire vous-même, même si vous le souhaitez. Lorsque vous travaillez avec des parties externes, il est bien sûr judicieux que tout le monde ait accès aux mêmes informations. Il est également judicieux d'associer étroitement la partie externe au projet. Avec Teams, vous pouvez facilement coopérer avec des personnes extérieures à votre organisation. Comme avec vos propres collègues, vous pouvez facilement chatter, partager des documents, organiser des réunions en ligne, etc. Ainsi, votre collaboration avec les membres externes de l'équipe de projet bénéficiera d'un solide coup de pouce.

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2. Ajouter des invités

L'ajout d'invités se fait en fait de la même manière que l'ajout de membres de votre propre organisation. Vous allez sur un canal et appuyez sur le bouton Ajouter un membre. Vous verrez maintenant un champ où vous devez saisir l'adresse électronique de la personne à qui vous voulez donner un accès invité. Après avoir saisi l'adresse électronique, vous verrez apparaître le mot "guest" juste derrière. En raison de la déviation du nom de domaine, Teams voit qu'il s'agit d'une personne extérieure à votre organisation, c'est pourquoi elle reçoit automatiquement le label "invité". Dès que vous aurez appuyé sur le bouton Envoyer la demande, l'invité recevra un e-mail de bienvenue contenant une invitation. A partir de ce moment, l'invité aura accès à l'équipe. Par ailleurs, la personne à qui vous avez donné un accès invité n'a pas besoin d'une licence d'équipe pour pouvoir utiliser les fonctions.

3. Accorder l'accès

Il est évidemment très pratique de pouvoir collaborer avec des personnes extérieures à votre organisation au sein de Teams. Cependant, il y a un danger à ajouter des invités à une équipe dans Teams. Quelles sont les informations que vous souhaitez partager et celles qui ne le sont pas ? Vous devez donc empêcher les invités d'avoir accès aux documents et aux messages instantanés qui ne leur sont pas destinés. Dans les paramètres des équipes, vous pouvez spécifier exactement ce que les invités sont autorisés à voir ou non. C'est aussi une bonne idée de créer un canal distinct pour les invités, où vous pouvez mettre toutes les informations dont ils ont besoin. De cette façon, vous garderez les canaux d'information pour vos collègues fermés aux personnes extérieures. Il est également judicieux de choisir un nom pour le canal lors de sa création, afin de pouvoir voir si des tiers y ont accès ou non. De cette façon, vous pouvez être sûr d'une coopération fluide mais surtout sûre entre vos collègues et les personnes extérieures à l'organisation.

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